Консалтинговая компания Кайрос Консалт
Из хаоса в систему!
г. Самара
+7 (937) 063-00-15
+7 (846) 989-15-05

Отдел продаж. Оценка итогов года и эффективности работы

Инструмент, позволяющий провести анализ и планирование будущего года

Записаться на бесплатную консультацию с экспертом

Зачем необходимо подводить итоги года в отделе продаж?

Что было запланировано и что получилось

Сравнение плановых показателей с фактическими результатами. Вы видите, по каким направлениям перевыполнили план, а где недобрали.
Анализ причин успехов и неудач

Отдельно в разрезе УСПЕХОВ и НЕУДАЧ
Цифры не врут

Объективные данные дают четкую картину эффективности работы отдела без эмоций и субъективных оценок.
Принятие взвешенных решений о стратегии и тактике на следующий год

На основе анализа строится план на будущее
Адаптация к изменениям

Регулярный анализ позволяют оперативно реагировать на изменения внешней среды и внутренние потребности компании.
Повышение эффективности

Грамотная аналитика помогает отслеживать прогресс и принимать обоснованные решения для оптимизации процессов.

Этап 1: Подготовка и сбор данных

Конечно, к концу года у вас должно быть понимание, какие метрики имеют значение для вашей эффективности. Тем более, если компания работает не первый год.

В рамках отдела продаж подведение итогов должно было производится ежемесячно и таким образом закрытие года не будет вызывать каких-либо сложностей и даже простейшей Эксель-таблицей можно будет увидеть результаты года без лишних трудозатрат (сделать сводную таблицу).
Если у вас настроена CRM и/или 1С, то можно использовать данные из этих баз, предварительно убедившись, что данные выдаются корректно.
Но, использование каких-либо инструментов не отменяет правило, что в отделе продаж закрытие происходит ежемесячно!
* И подведение итогов года в плане сбора данных не должен занимать более часа.

Внутри отдела закрытие результатов продаж должно производится еженедельно и ежемесячно

Статья об обязательной рутине Руководителя отдела продаж

Читать

Итак, какие данные нам понадобятся:

1. Ключевые финансовые показатели:

Выручка
Общая выручка отдела, плановые и фактические показатели, их соотношение. Динамика по месяцам и кварталам.

Прибыль

Маржинальность продаж. Какие сделки были наиболее прибыльными? Какая динамика? Какая связь с выручкой? Например, если выручка выросла, план по ней выполнен, но маржа упала, то это плохо. Коммерческий директор сразу поймет, что «призрачный» успех связан с бездумной выдачей скидок и легкими продажами, которые не сулят успеха компании.
Средний чек
Изменился ли он за год? Почему? Если рост связан с ростом стоимости продукции, то это не считается ростом.
Количество сделок
Общее количество закрытых сделок. Сравните количество сделок и средний чек. Там таится важная информация.

Обозначенные показатели – это базовый минимум.

Вы можете расширить этот список такими показателями как вал, стоимость продаж, продажи по ключевым продуктовым сегментам и тд. Но только если они действительно вам важны и являются прямыми показателями эффективности.

2. Метрики:

Конверсия
На каждом этапе воронки (от лида до закрытия сделки). Где самые большие потери? Один из важнейших плюсов CRM это то, что она помогает найти «кладбище лидов» без проведения лишних расследований. Но для этого CRM должна вестись полноценно. И тут мы снова передаем привет РОПу и его ежедневной рутине.
Стоимость лида
Во сколько в среднем обходится привлечение одного лида? Как изменилась эта цифра?
Lifetime Value (LTV)
Общая прибыль от клиента за все время сотрудничества. Данная метрика позволяет анализировать и контролировать базу крупных постоянных клиентов и развивать их.
Цикл продаж
Среднее время от первого контакта до закрытия сделки. Увеличился или уменьшился? Как влияет скорость взаимодействия на успех сделки?

3. Анализ клиентской базы:

Портрет клиента
Кто ваши самые прибыльные клиенты? По отраслям, размеру компаний, географии. Сегменты клиентов и принципы работы с каждым сегментом. Вот работа с сегментами в большинстве отделах отсутствует в принципе. Кастомизация никак не найдет свое почетное место в наших отделах продаж. Об этом буду писать отдельно.
Новые клиенты
Те, кто до этого года не являлся вашим покупателем. Важно оценить источник привлечения этих клиентов. Привлечены ли они менеджерами, пришли сами, являются результатом работы маркетинга?
Удержание и отток
Сколько клиентов ушло? Почему? Проведите опрос ушедших клиентов. Этого не делает почти никто, почему? Страх услышать, что вы не такие уж и «лапочки»? А ведь в их ответах содержится ценность.
Развитие существующих клиентов
Какую дополнительную выручку принесли текущие клиенты? Какая динамика?

4. Анализ работы менеджеров:

Индивидуальные планы и факты
По выручке, количеству сделок, среднему чеку.
Активность
Количество звонков, встреч, коммерческих предложений.
Эффективность
Конверсия каждого менеджера.
Слабые места
Какие сложности встречаются чаще всего и как менеджеры с ними справляются.

Как мы обучаем продажам и сервису

Программы и галерея

Посмотреть

5. Анализ рынка и конкурентов:

Доля рынка
Изменилась ли ваша доля на рынке?
Действия конкурентов
Какие акции они проводили, какие продукты запускали, как меняли цены?
Внешние факторы
Как на вас повлияли изменения в экономике, законодательстве, новые технологии?

НО! Важно не сваливать все по умолчанию на внешние факторы и кризисы! Хотя такой соблазн и будет.

Оцените именно соотношение сделанного и полученного результата и только тогда оценивайте влияние внешних факторов.

То есть, если вы выполнили все КПИ, менеджеры проявляли максимальную активность, использовали техники продаж, работали с клиентской базой по стандартам, выполнены все регламенты, реагировали на вызовы и изменения рынка, то есть сделали максимум возможного, но при этом сделок нет, то возможно и имеется влияние внешних факторов.

Если же очевидны недоработки отдела продаж, то надо работать прежде всего с ними.

Этап 2: Анализ и Выводы ("Что произошло и почему?")

Собранные данные — это сырая информация. Ваша задача — превратить ее в выводы.

Ответьте на ключевые вопросы:

Достигли ли мы целей года? Если нет, то почему? Если да, то что стало ключом к успеху?
Какие 3 главные победы года? (Например, выход на крупного клиента, успешный запуск нового продукта, выход на новые регионы).
Какие 3 главные ошибки или неудачи года? (Например, провал в одном из сегментов, потеря ключевого менеджера, неверный прогноз по рынку).
В каких процессах мы эффективны, а в каких — нет? (Например, эффективно генерируем лиды, но неэффективно их обрабатываем).

Этап 3: Работа с командой

Итоги года нужно презентовать команде.

Они несут ответственность за эти итоги и имеют полное право (и обязанность) принять итоги и работать с ними.

Начните с побед и благодарности. Публично отметьте вклад каждого, особенно лучших сотрудников. Небольшое позитивное вступление должно быть даже если не очень все хорошо. Если же планы выполнены и ситуация позитивная, можно сделать более торжественное вступление.
Общая картина. Кратко опишите ситуацию к которой вы пришли по итогам года.
Индивидуальный вклад. Покажите, как работа каждого повлияла на общий результат.
Обсудите выводы и уроки.Говорите об ошибках не как о провалах, а как о ценных уроках. "Что мы узнали и как будем делать иначе?"
Создайте атмосферу открытого диалога. Спросите у команды: "Что нам мешало продавать больше? Что нужно улучшить в процессах, продукте, поддержке?" Высказаться необходимо КАЖДОМУ.
Анонсируйте планы на следующий год. Дайте понять, что вы анализируете прошлое для построения лучшего будущего.

Этап 4: Планирование на основе итогов

Главная цель подведения итогов — не отчитаться, а заложить основу для успеха в следующем году.

Но об этом стоит поговорить отдельно…

Как ставить планы развития отдела продаж на будущий год

Принципы планирования и бюджетирования

Читать

Предприниматель

Руководитель проектов

Тренер по продажам

Преподаватель управленческих курсов

Эксперт по отделам продаж

Эксперт по бизнес-процессам в коммерческих компаниях

Ещёркина Мария

Бизнес-тренер и консультант

Опыт в личных продажах от прилавка до коммерческого директора (прошла все стадии карьеры в продажах (B2B и B2C и закупках).
Тренерскую деятельность ведет с 2008 года.
Проектами занимается с 2003 года.
ТОП-3 сайта "ВсеТренинги".
Спикер общества "Знание".
Спикер портала "Зарплата.ру".
Партнер Университета "Синергия".
Спикер курса "Управление проектами".
Партнер Нефтегазового Образовательного центра.
MBA по управлению предприятиями.
Автор многочисленных статей и блога о бизнесе.
Автор собственной методики обучения основанной на андрагогике (обучение взрослых).
Автор собственной трехветвичной технологии продаж.

Читайте и другие статьи в нашем блоге

Получите бесплатную консультацию и индивидуальное предложение

Оставьте свои данные, и мы с вами свяжемся

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.