Для чего настраивают Бизнес-Процессы? Что вам дают внедренные Регламенты?

Естественно, не все можно оптимизировать и описать. Внештатные ситуации могут случаться при любом уровне оптимизации, но 90% основной деятельности регламентировать можно и нужно.

Сегодня, мы постараемся кратко, но максимально доступно рассказать Вам, что же такое оптимизация Бизнес-процессов, для чего это необходимо и как внедрить в вашу компанию.

Стандартная компания: отдел продаж, офис-менеджмент, отдел кадров, отдел маркетинга, отдел логистики, технический отдел, склад, производство… Это только отделы, а на каждый отдел приходится в среднем 20 процессов. И над всем этим 1 человек – собственник и руководитель. Этот человек физически не может на экспертном уровне понимать все процессы во всех отделах. Но, ему необходимо этим хозяйством управлять и управлять качественно.

И вот тут на помощь приходят настроенные и расписанные Бизнес-Процессы!

Они помогают руководителю понять, как происходит работа на каждом участке бизнеса и каждом этапе процесса; какие критерии качества исполнения применяются в каждом процессе.

Прежде чем все получится, предстоит провести серьезную и непростую работу, но результаты проявят себя очень быстро.

Что же предстоит сделать:

1. Выстроить структуру Бизнес-Процессов, где все действия и процессы работают, как слаженный механизм. Как уже говорили, предприниматель не может развиваться во всех вопросах, поэтому, работа будет командная с привлечением экспертов в разных сферах, например, технологов, консультантов, специалистов по продажам, маркетологов и тд., в зависимости от специфики компании.
2. Оптимизировать бизнес-процессы. Для этого нужно проанализировать действия каждого сотрудника в каждом отделе, максимально их оптимизировать, удалить лишние процессы- «пожиратели времени» (например, бестолковые отчеты) и прописать четкий алгоритм работы в Регламентах, обязательных к изучению. Отдельно оптимизировать и расписать процессы, общие для всех сотрудников компании или групп сотрудников, например, процесс взаимозамещения должностей во время вынужденного отсутствия (отпуска, болезни), который будет являться общим для всей компании.
3. Автоматизировать бизнес-процессы. Думать о скорости и автоматизации есть смысл только если процессы приведены в порядок и испытаны. То, что поддается автоматизации, должно быть автоматизировано.
4. Осторожно внедрять новое. Новые «фишки» должны внедряться только после оптимизации и автоматизации базовых процессов. Разрушать старое, но работающее для того, чтобы построить новое потому, что «кажется, так будет лучше» - недопустимо. Каждые нововведения в прописанные процессы должны быть тщательно продуманы и испытаны.
5. Переводить все в цифры. Знать не только свои доходы/расходы, но и маркетинговые данные, конверсии, показатели эффективности рекламы и прочие данные, которые показывают, как развивается ваш бизнес.

Что даст Вам оптимизация и описание Бизнес-процессов?

• Прежде всего, хаос превратится в процесс. Без описания Бизнес-Процесс не существует.
• Выведет собственника из оперативки,
• Значительно упростит контроль над персоналом и процессами.
• Упростит HR-процессы. Такие как, подбор, адаптацию, обучение, аттестацию.
• Повысит производительность персонала.
• Полностью автоматизирует маршруты взаимодействия в коллективе, минимизирует конфликты.
• Поможет доступно доносить до персонала сложную информацию.
• Позволит безболезненно внедрить корпоративную систему, например, 1С или CRM.

Инструменты настройки бизнес-процессов:

• Регламенты по должностям и по действиям,
• Устав компании,
• Должностные,
• Приказы,
• Стандарты,
• Книги продаж,
• Инструкции и тех.условия,
• Оргсхемы,
• Маршруты взаимодействия,
• Шаблоны документов.

Регламенты по должностям-это полное и подробное описание должности, ее место в структуре Компании, маршруты взаимодействия с данной должностью, свод требований и условий для работы в данной должности и т.д. Регламенты по должностям дают сотрудникам полный объем информации для их должности, для безукоризненной работы. А новым сотрудникам компании позволяет быстро преступить к эффективной работе, без потери времени на дополнительное обучение и «набивание шишек».

Регламенты по процессам описывают и систематизируют Ваши бизнес-процессы, делая их понятными, прозрачными и автоматизированными, как для Вас, так и для Ваших сотрудников.

Устав Компании-Ваш внутренний законодательный документ, содержащий в себе, все, чем живет Компания, например, миссию Компании, стратегию развития, правила этикета, дресс-код, распорядок и т.д.

Книга продаж-Ваша главная книга! Уникальный учебник, который невозможно купить, его можно, только создать и Вы забудете о том, что такое необученный персонал.

Так как это все работает, только когда находится в гармоничном сочетании, рекомендуем объединять все перечисленные инструменты в комплексные качественные Регламенты.

Итак, если Вы решили самостоятельно оптимизировать Процессы и внедрять Регламенты, то дадим вам несколько рекомендаций.

Рекомендуемая последовательность действий при подготовке создания Регламентов:

1. Собираем участников процесса (сотрудников, экспертов, всех, кто необходим для предоставления информации);
2. Собираем входящую информацию, необходимую и достаточную для запуска процесса. Фиксируем информацию, раскладываем процессы на составляющие части. Определяем "балласт" и "пожирателей времени", то есть те процессы которые не имеют смысла и являются работой ради работы и имитацией бурной деятельности.
3. Собираем используемые системы и инструменты. Это может быть 1С или ее аналоги, CRM, общие и тематические чаты, таблицы Excel и т.д. Все, что реально используется в работе, необходимо зафиксировать.
4. Определяем конечный результат – что будет в конце процесса. Какая цель процесса (зачем вообще это делается?)
5. Собираем последовательность действий, которые выполняет человек. Разбиваем действия на шаги по принципу: 1 действие=1 шаг. Не перемешиваем действия и шаги, все строго и последовательно.
6. Выводим условия по формуле "если условия=Х, то действия=Z". В зависимости от разных входящих данных и промежуточных результатов действия могут быть разными. Например, если у вас разные категории клиентов, то и действия с ними будут разные. Или, если отгружаете со склада разный товар, то и способ упаковки будет разный и тд.
7. Прописываем «как есть» (AS IS) или как «должно быть». А вот тут уже интересней... Если у вас все работает отлично, процессы многократно протестированы и цель регламентации - это фиксация данных для ознакомления сотрудников. И, скорее всего, компания у вас не большая. Значит вы пишите по принципу "как есть", то есть, процессы у вас уже слажены или требуют минимальной настройки и корректировки. Если же у вас все идет по наитию и нет четко прописанных маршрутов, то вам прежде всего необходимо разработать эти маршруты и выстроить каждый шаг. Это сделать действительно сложно! Сделать это самостоятельно вполне реально, но займет время и скорее всего, получится не с первого раза без дорогостоящих экспериментов.

После настройки процессов и написания Регламентов по принципу "как должно быть" вы постепенно внедряете их в свою компанию и подстраиваете хаос под процессы.

Правила внедрения:

• Мягко и постепенно,
• Но уверенно и строго,
• С обучением и проверкой знаний,
• Убедиться в том, что сотрудники понимают, зачем это необходимо и почему Процесс должен исполняться именно так,
• Применяйте типовую форму общую для всех процессов,
• Используйте графику и текст. В идеале, когда это возможно, подавать Информацию текстом и дублировать в блок-схемах,
• Прилеплять к Регламентам обучающие пособия, такие как, например, Книга продаж,
• Прикреплять к Регламентам шаблоны и формы документации, для того, чтобы сотруднику не пришлось искать их самостоятельно.